第13章 制发文件的手艺

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批复：适用于答复下级机关请示事项。</p>

函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。</p>

除了以上常见的文种外，还有会议纪要、意见等也可能作为红头文件的形式出现。这些文种的选择和使用，取决于具体的官方沟通需求和情境。”</p>

徐晨从文印室的存档文件里找到不少文件模板，对照老李告诉他的文种一一对照的细看学习，以后如果徐晨接到了写作任务就可以套用模板节约时间了。</p>

除此以外，徐晨觉得最麻烦的是文件格式，对于新手来说不太友好。</p>

“红头文件的格式主要包括以下几个部分：</p>

眉首部分：</p>

份号：秘密公文需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。</p>

密级和保密期限：涉密公文需标注，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。</p>

紧急程度：如需标注，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。</p>

发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。</p>

发文字号：编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。</p>

签发人：上行文需标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标注签发人姓名。</p>

版头中的分隔线：发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。</p>

主体部分：</p>

标题：一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。</p>

主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。</p>

正文：公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。</p>

附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。</p>

发文机关署名、成文日期和印章：发文机关署名应当用发文机关全称或者规范化简称，居中排布在成文日期之上，以成文日期为准居中编排；成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。加盖发文机关印章时，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。</p>

版记部分：抄送机关：如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。印发机关和印发日期：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占一行位置，左空一字，用4号仿宋体字编排。“印发机关”左空一字，后标全角冒号；“印发日期”右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字。”</p>

此外，红头文件还有其特定的排版格式，包括页边距、行间距、字体大小等，这些都需要根据相关规定和标准进行设置。</p>

对于这些格式上的技术参数，徐晨暂时没有详细去死记硬背，只不过用一张纸打出来，放在桌边，如果写好了一片公文，就按照格式参数自己先调整一遍，再报给文印室校对，通过实践来记住是最有效果的。</p>